Как стать свадебным организатором и зарабатывать на этом?

Подготовка, Подрядчики, Статьи 15 ноября The Bride

В самом начале подготовки вам стоит определиться, нужен ли вам свадебный организатор, или вы хотите все делать самостоятельно. Сегодня мы расскажем о главных обязанностях организатора, и чем он может помочь вам в подготовке.

Эта статья не призывает пользоваться услугами организатора, а описывает их основные функции и обязанности. С организатором подготовка проще — это факт. Но каждая пара решает сама, насколько много времени и сил они готовы посвятить подготовке, и хотят ли сделать это исключительно самостоятельно.

Кто такой свадебный организатор?

Основной функцией свадебного организатора является избавление молодоженов от нервотрепки, хлопот и спешки, связанными с подготовкой к свадьбе. Именно этот человек или агентство на основе своего опыта и контактов сможет облегчить вам этот процесс. Его основными задачами являются:

• Составление основного плана подготовки к свадьбе, помощь в выборе концепции, цветовой палитры
• Оптимизация бюджета и его правильное распределение
• Помощь в выборе площадки для проведения церемонии и банкета
• Подбор специалистов для свадьбы, то есть всей команды мечты от стилиста до кондитера
• Организация развлечений и зон отдыха на свадьбе – подбор артистов, шоу-программы, технического и звукового оборудования
• Решение всех вопросов с администрацией площадки
• Подбор отеля или альтернативного места для сборов невесты и утренней съемки
• Решение вопросов с транспортом, разработка тайминга дня
• Помощь в подборе свадебного образа невесты и жениха
• Помощь в подборе образа подружек невесты и друзей жениха
• Координация дня свадьбы
• Решение всех организационных и форс-мажорных вопросов в день свадьбы и накануне
• Встреча подрядчиков в день свадьбы
• Контроль выноса блюд и ведения свадебного вечера
• Проводы гостей, контроль сбора декора и отъезда молодоженов со свадебного ужина

Примерки свадебного платья, подбор прически и макияжа – все это приятные хлопоты, на которые хочется тратить время. Но что делать с расчетом спиртного, выбором специалистов, просмотром многочисленных портфолио и согласованием условий работы, многочасовыми поездками по площадкам и бесконечным общением с менеджерами? Именно здесь и придет на помощь организатор. Вы наслаждаетесь праздником, а кто-то его создает!

Свадебные распорядители. Сколько их должно быть на свадьбе?

Профессия свадебного распорядителя или координатора мероприятий сейчас стала довольно известной и популярной. Даже если пара решает не обращаться к профессиональному организатору и подготовить свое торжество самостоятельно, услуги свадебного координатора непременно понадобятся. Координатор – это помощник во всех организационных вопросах, ваше спокойствие и опора. Многие невесты возлагают эту роль на своих родителей, сестру или подругу. На наш взгляд, это не очень справедливо по отношению к близким. Они так же, как и вы, хотят отдохнуть в день свадьбы, хотят радоваться и видеть ваши счастливые лица. А вместо этого вынуждены бегать и решать вопросы по подаче блюд, встречать торт, рассчитываться с подрядчиками и т.д. Сейчас на свадебном рынке можно без труда найти хорошего свадебного координатора, который возьмет на себя все заботы. Стоит эта услуга в среднем 10 -15 тыс. руб. Но все ли заботы ему под силу?!

Безусловно, хороший свадебный распорядитель может справиться с рядом задач, но одновременно находиться в нескольких места, чтобы все качественно проконтролировать, к сожалению, невозможно. Поэтому выход из ситуации – это привлечение двух и более координаторов. У каждого из них своя зона ответственности. Количество координаторов на свадьбе зависит от масштаба мероприятия, плана дня, кол-ва подрядчиков и зон ответственности.

В политике нашего агентства на любой свадьбе работает не менее двух человек в течение всего дня. Как правило, один –личный помощник пары, который «опекает» невесту и жениха с раннего утра и до отъезда из ресторана. По классическому сценарию этот координатор приезжает к невесте ранним утром и выполняет ряд обязанностей:

-привозит букет и др. аксессуары для фотосессии сборов; -встречает стилиста, фотографа, видеографа, регулирует их работу. Совместно выбирается красивая локация для съемки и обговаривается сценарий встречи невесты с женихом, если ранее не было возможности это решить; -следит за таймингом; -помогает невесте собраться, всячески успокаивает и поддерживает; -встречает жениха; -едет с парой в ЗАГС, заботится о «сохранности» колец, шкатулки, документах; -после регистрации инструктирует гостей по поводу дальнейших действий. Это может быть традиция обсыпания лепестками, фуршет и т.д. Рассаживает по машинам. -если планируется прогулка для фотосессии – сопровождает пару на всех локациях. У координатора всегда с собой: вода, пластыри, шпильки и лак для прически, нитки, лекарства (первой необходимости) и др. вещи, которые могут внезапно понадобиться молодым; -всегда на связи с др. координаторами, находящимися на площадке. -регулирует совместно с др. координаторами появление пары перед гостями. -на протяжении свадебного ужина невеста и жених всегда могут обратиться к координатору с любым вопросом или просьбой.

Второй свадебный распорядитель находится с самого утра на площадке и регулирует работу декораторов, техников, расстановку столов и стульев с учетом утвержденной рассадки и др. моменты, касающиеся готовности площадки к мероприятию. К сожалению, таких моментов всегда возникает много. Даже если вы заранее обговорите все детали с менеджером ресторана, ведущим или, к примеру, флористом, все равно в процессе подготовки обязательно появятся вопросы, требующие срочного ответа. Элементарно, проследить за качественной уборкой зала после монтажа декора, может только координатор, находящийся на месте.

Площадка готова, гости начинают собираться. Зона Welcome играет очень важную роль и формирует первое впечатление о мероприятии. Если гость приходит и не понимает где снять верхнюю одежду, куда деть цветы и чем заняться – наверняка его настроение будет не на высоте. Гостей обязательно нужно встречать, направлять и заботится о них! У нас был случай, когда у гостя сломалась запонка на рукаве, и он чувствовал себя очень некомфортно из-за этого. Его жена обратилась с просьбой о помощи и мы решили эту проблему, «раздобыв» новую пару запонок. На свадьбах с большим кол-во приглашенных, лучше ставить двух и более координаторов в зоне Welcome.

Отдельной зоной, за которой, возможно, стоит закрепить человека – банкетное обслуживание. Этот распорядитель следит за внешним видом и работой официантов, своевременной подачей блюд и наличием напитков на столах. В конце мероприятия он ведет учет остатков алкоголя и дорогостоящих продуктов, если это необходимо.

Мы хотим обратить особое внимание на церемонию выездной регистрации, так популярную в настоящее время. Качественно провести церемонию без помощи координаторов практически не возможно. По традиции жених и невеста появляются с разных сторон под звучание определенных композиций. Для того, чтобы все было вовремя и в такт музыки, выход молодых координируют два, а идеальный вариант – три человека.

Отдельный координатор может быть закреплен за артистами, если планируется выступление «звезд», кавер-группы, танцевальные номера и др. шоу-программа. Здесь все зависит от насыщенности сценария и масштаба мероприятия.

Как правило, профессиональные организаторы всегда заранее оценивают фронт работ и предлагают паре необходимое кол-во координаторов. Многие координаторы приглашаются буквально на час –два (например, для регулирования выездной регистрации или на встречу гостей), что делает эти позиции недорогими, но значительно повышает качество оказываемых услуг.

Цена услуг распорядителя на свадьбе в Москве полностью зависит от опыта работы и количества проведенных свадеб. Вряд ли Вы захотите доверить организацию своего торжества новичку. Настоящий профессионал обязательно представит Вам фото со свадеб и отзывы клиентов. Помните, на собственном счастье нельзя экономить!

Все должно быть идеально, не так ли? Тогда приготовьтесь окунуться в сказку вместе со свадебными распорядителями MARMELAD!

Обязанности организатора

Самая важная и первоочередная обязанность организатора – это сделать твой день идеальным и дать возможность насладиться особой атмосферой праздника, тепла и романтики. Организатор поможет составить план свадебного дня: он как нельзя лучше знает идею праздника, его концепцию, нюансы и фишки, посоветует, сколько надо уделить времени той или иной части торжества.

В день свадьбы организатор может решить такие вопросы, как:

• Следование таймингу дня – организация утра невесты, встреча команды (фотограф, стилист, декоратор)
• Оформление или контроль оформления свадебного транспорта, а также своевременное его прибытие
• Доставка или контроль доставки мелкой флористики – букет, бутоньерка и другие аксессуары
• Контроль работы декораторов в рамках тайминга и общей концепции
• Контроль расположения полиграфии и свадебных мелочей – от подушечки для колец до бокалов
• Встреча гостей
• Координация церемонии, фотосессии и фуршета
• Встреча других свадебных специалистов – ведущего, артистов, кондитера
• Решение вопросов с администрацией площадки
• Организация корректной взаимной работы между свадебными подрядчиками
• Помощь в доставке цветов и подарков в номер молодоженов

Свадебный организатор — это человек, с которым вы с женихом проведете много времени, поэтому ищите того, чьи вкусы и взгляды на свадьбу полностью совпадают с вашими!

Свадебный распорядитель – кто это?

В России сложилась традиция, что заботы по организации свадьбы берут на себя будущие супруги, их родители или друзья. Такой подход нередко не обеспечивает должного уровня проведения торжества – всегда есть риск что-нибудь забыть, а во время самого праздника так не хочется решать неожиданно возникающие трудности и бороться с форс-мажорными обстоятельствами. На Западе роль организатора, как правило, выполняют распорядители свадьбы, полностью снимающие заботы с плеч виновников торжества.

Так кто же такой распорядитель на свадьбу? Это человек, который одновременно выполняет несколько функций: планирует, организовывает и контролирует ход процесса. Свадебный распорядитель помогает устроить для молодоженов мероприятие мечты, беря на себя ответственность за детали проведения праздника. В первую очередь, это профессиональный человек, искренне любящий то, чем занимается – это позволяет создать настоящую сказку.

От жениха с невестой требуется только одно – рассказать о том, какой они хотят видеть свадьбу и сколько готовы потратить. После этого опытный специалист разработает и предложит несколько вариантов на выбор, каждый из которых будет осуществляться только после одобрения виновников торжества. Окончательное решение будет принято только тогда, когда будущие супруги будут полностью удовлетворены сценарием развития событий во время свадебного дня.

На этом этап планирования заканчивается, и начинается основная часть работы – организация. Распорядитель, учитывая все детали, занимается поиском места проведения, нанимает фотографа, видеооператора, заказывает трансфер для гостей, если такой понадобится, обращается в типографию за печатью пригласительных, рассадочных карточек, меню, закупает необходимые украшения для банкетного зала и так далее. Когда организационные моменты учтены, распорядитель контролирует качественное исполнение.

Распорядителя нередко недооценивают, но важно понимать, что его работа – это залог качественной организации праздника, облегчение работы будущим супругам. Удобно, когда черновую работу делает кто-то другой, а вы лишь одобряете или нет, подыскивая подходящее. Подробнее смотрите в видео, где рассказывается, зачем же нужен распорядитель на свадьбу:

Поддержка и опора

Подготовка к свадьбе – это стресс, и не каждая невеста способна справиться с потоком информации, связанным с организацией, а также множеством сложным вопросов, которые ежеминутно надо решать. Свадебный организатор не только поможет решить все вопросы, но и станет настоящим другом. Психологическая поддержка и уверенность в том, что все идет по плану – это именно то, в чем нуждается каждая невеста.

Огромное облако задач, требующих постоянного внимания, контроль выполнения плана подготовки, организация встреч и всех необходимых договоренностей – это то, с чем не каждый справится, но именно это ждет невесту при подготовке. Свадебный организатор станет не только поддержкой, но и опорой, которая позволит расслабиться и получать удовольствие от процесса подготовки. Не бойся звонить организатору, даже когда у тебя просто опускаются руки, и хочется поговорить и отвлечься. Хороший организатор — хороший психолог! Главное — соблюдать этикет при выборе времени звонка.

Палочка-выручалочка

Свадебный день. Волнение, трепет и спешка – эти три эмоции овладевают любой невестой в самый волшебный день. И именно они иногда приводят к форс-мажорным ситуациям, которые могут возникнуть ниоткуда:

• Место для свадебной церемонии вдруг оказалось в эпицентре ливня
• Задерживается доставка свадебного торта из-за поломки автомобиля или пробки
• Жених забыл документы для утреннего визита в ЗАГС
• Оторвалась пуговица на свадебном платье и т.д.

Любую невесту каждая из этих новостей может шокировать и сильно расстроить. Но если ты все же решила довериться свадебному организатору, то и решение этих проблем не заставит себя долго ждать. Конечно, организатор не сотрет пробки с лица дорог города, но сможет изменить немного расписание свадебной программы или отправит за долгожданными сладостями новый транспорт. Он сможет организовать новую площадку для церемонии и поможет пришить злосчастную пуговицу. У него под рукой всегда есть десятки нужных и важных контактов — телефоны стилистов, такси, фотографов и декораторов – всего один звонок от организатора избавит тебя от головной боли и решит даже самую сложную проблему.

Что входит в его обязанности?

Главная обязанность распорядителя – от А до Я продумать, спланировать, организовать и проконтролировать течение свадебного дня. Первый этап – подготовительный. На нем специалист встречается с женихом и невестой, обсуждает детали торжества, помогает выбрать дату свадьбы, пытается понять, чего будущие супруги ждут от праздника. Это этап охватывает длительный промежуток времени, потому что на него приходится решение многих вопросов.

Крайне важно, чтобы пара смогла точно донести, каким будущие супруги видят свадьбу – будет это трогательным, милым, домашним событием с самыми близкими людьми или вычурным, помпезным торжеством. Также необходимо решить, какой будет свадьба: классической или подчиненной определенной стилистике. Распорядитель может предложить идеи касательно тематики.

Если свадьба проводится летом, специалист может предложить вариант с выездной регистрацией – тогда с его помощью, учитывая опыт проведения подобных мероприятий, выбирается место. Обязательно обсуждаются варианты свадебного банкетного зала, который идеально подойдет для числа гостей и бюджета молодоженов. Отдельно оговаривается, где будет проходить фотосессия, видеосъемка, в каком стиле, какое количество времени.

После того, как выбран ресторан или другая площадка, распорядитель нанимает артистов, ведущего, музыкантов и других людей, которые будут развлекать гостей во время проведения мероприятия. Сценарий разрабатывается почти до минут. Еще несколько обязанностей распорядителя во время подготовительного этапа:

• Разработка праздничного меню.
• Заказ свадебного торта.
• Определение необходимого количества алкоголя, выбор и закупка.
• Дает ответы на все вопросы, возникающие у молодоженов.
• Нанимает флориста для подготовки букета и других аксессуаров.
• Заказывает кортеж.
• Предварительно созванивается со всеми людьми, поставляющими услуги для качественного проведения свадьбы.

Но самым трудоемким этапом считается свадебный день – второй этап, когда распорядитель использует все силы и знания, чтобы сделать праздник идеальным. Он контролирует приезды визажиста, стилиста, флориста, маршрут, координирует гостей в ЗАГСе, помогает во время фотосессии, встречает исполнителей номеров и ведущих, проверяет аппаратуру в банкетном зале, принимает свадебный торт, рассаживает гостей. Распорядитель снимает обязанности и заботы с плеч виновников торжества.

Проверенная команда

Обратившись к свадебному организатору, ты не только получишь тщательно продуманный день, но и сможешь найти всех необходимых для стильного и красивого праздника специалистов. Опытный организатор всегда обладает заветным списком проверенных профессионалов, с которыми он работал, или видел в работе, и которых он смело сможет порекомендовать.

Прислушивайся к мнению организатора, даже если предварительно уже выбрала команду – он сможет рассказать о подводных камнях той или иной площадки, недостатках или достоинствах работы фотографов или видеографов, нюансах работы с декораторами и флористами. Работая с надежной командой, организатор может гарантировать качество работы и безупречный результат, который ты получишь в день своей свадьбы.

Преимущества подготовки свадьбы с помощью свадебного распорядителя

В данном пункте мы расскажем вам о преимуществах услуг свадебного распорядителя:

• Из за большого опыта в проведении свадебных торжеств свадебного распорядителя, молодожёны сэкономят своё время. Так как молодожёны не имеют опыта в проведении свадебных торжеств, свадебный распорядитель достаточно осведомлён об услугах тех или иных профессионалов, а также их подходом к работе. С помощью свадебного распорядителя процесс подготовки к свадебному торжеству пройдёт быстрее, и позволит насладиться предсвадебным настроением;
• Экономия денег. Многие молодожёны тратят большие суммы на тот или иной этап подготовки к свадебному мероприятию. Примером могут служить выбор свадебного авто, оформление соответствующими декорациями свадебного банкета и т.д. С помощью свадебного распорядителя, молодожёнов обойдут стороной финансовые расходы, которые можно будет отложить на свадебное путешествие;

• Многие невесты из за того, что не могут определиться с тем или иным решением проведения свадебного мероприятия впадают в депрессию из за нехватки времени или средств. Свадебный распорядитель поможет решить наиболее важные организационные вопросы свадебного мероприятия в течении быстрого времени, учитывая вкусовые предпочтения и пожелания молодожёнов.

Свадебный распорядитель-это тот человек, который поможет организовать незабываемый праздник свадебного торжества. Важно учитывать при беседе с таким профессионалом, его манеру общения, адекватность и креативность. Если свадебный распорядитель внимательно слушает ваши пожелания, при этом предлагает свои идеи, то стоит обязательно прибегнуть к его услугам. Но к поиску такого распорядителя нужно приступать за несколько месяцев до проведения свадебного мероприятия. Если же, ваши взгляды не совпадут в тех или иных вопросах, то не стоит отчаиваться и впадать в депрессию. Можно обратиться к другому специалисту, который смог бы удовлетворить ваши запросы и подарить положительные эмоции не только вам, но и приглашённым гостям.

Тайм-менеджер

Обязательным условием грамотно организованного праздника является подробный план действий, в котором учитываются не только задачи, но и даты их выполнения. Именно организатор будет тщательно следить за тем, чтобы этапы свадебной подготовки шли постепенно, без задержки и срывов сроков. Он сможет напомнить о встрече со стилистом, проследит, чтобы флорист получил своевременное напоминание о заказе, список гостей был вовремя отправлен декоратору, а ресторан получил подробное меню для банкета.